il sito web di Liliana Giovenco

Come ottimizzare il tempo di una giornata lavorativa

5 marzo 2017 di nella categoria Tips e tag , con 6 e 3
Home > Blog > Tips > Come ottimizzare il tempo di una giornata lavorativa
ottimizzazione tempo sul web

Una delle più grandi difficoltà del lavoro autonomo riguarda senz’altro la gestione del tempo.
Ogni mattina un freelance si alza…e sa che dovrà lottare con le distrazioni insite nella rete!

Ipotizziamo uno scenario che veda come protagonista uno come noi. Lo chiameremo Carlo e per lavoro farà il grafico. È un venerdì pomeriggio e manca poco al weekend.
Lo so che stai per dirmi “scusa, cos’è il weekend?” ma non è questo il momento di divagare.
Dunque:
Tempo a disposizione: 3 ore
Cose da fare: completare una brochure, prenotare il biglietto aereo per il convegno di lunedì
Trascorse queste tre ore Carlo è riuscito a prenotare il volo ma non ha terminato la brochure, eppure erano modifiche per le quali servivano appena 20 minuti. E scatta inesorabilmente il senso di colpa: Carlo si chiede perché mai abbia aperto la posta e risposto a quelle due e-mail, controllato le notifiche di Facebook, dato un’occhiata veloce ai trend del giorno su twitter…scene familiari?
Diciamocelo, siamo tutti come Carlo e il tempo con un computer collegato ad internet vola.

Quando ho iniziato a lavorare da casa mi succedevano spesso situazioni come queste. Per evitare di essere inghiottita dalle scadenze e non dormire la notte, ho dovuto trovare degli espedienti per organizzare il mio lavoro, poiché nessuno mi controllava per tirarmi le orecchie.
Un freelance scopre presto di dover bacchettare se stesso per sopravvivere.
La prima cosa che ho capito è l’indispensabilità di fissare degli orari di lavoro abbastanza rigidi. È vero che lavorare autonomamente ci permette di poterci prendere la mattina libera per la recita del figlio o il pomeriggio libero per il corso di pittura, ma all’avvicinarsi delle consegne dovremo in qualche modo recuperare gli stop che ci siamo concessi. (Sulla disciplina di un freelance c’è molto da dire e tornerò a parlarne, per ora soffermiamoci sulla necessità di darsi degli orari di lavoro).
Partiamo dal momento in cui ci sediamo al computer.
Alcuni studi hanno dimostrato che il segreto per la massima efficienza di un’intera giornata lavorativa sta tutto nella prima ora. Durante questa prima ora è sconsigliabile perdersi nelle timeline dei social, leggere le notizie dal mondo, rispondere alle e-mail, ai messaggi, ai gruppi Whatsapp, ecc.
Cosa fare invece? un elenco delle attività da portare a termine e iniziare da quello più importante e/o impegnativo.
Passata immune la prima ora di lavoro, sarà indispensabile arrivare all’ora di pranzo senza avere vanificato gli sforzi iniziali. Per farlo, dovremo seguire ancora una volta un tabellino di marcia. Non ci credi?
Ti propongo allora di provare a renderti effettivamente conto di quanto tempo venga perso dietro ad attività all’apparenza innocue. E ci sono degli strumenti molto utili per farlo.
Il mio preferito è Stopwatch.Chronme. Ad inizio giornata faccio partire il cronometro per ogni attività svolta al computer: è possibile infatti indicare il dettaglio di cosa abbiamo fatto per ogni lasso di tempo. Anche una telefonata a cui abbiamo risposto, scoprendo a fine giornata di essere rimasti a conversare per ben 25 minuti!
Stesse funzioni hanno anche CronometroOnline e Cronometro, ma rispetto al primo non ti indicano l’orario delle attività.

Esistono poi anche cronometri più semplici come Online-StopwatchCronometro-online, che si possono solo mettere in pausa e fare ripartire dal punto in cui abbiamo interrotto o da zero con un reset.

Oltre a cronometrare nel dettaglio la nostra giornata lavorativa, è possibile attuare delle vere e proprie strategie per migliorare la nostra efficienza. Un metodo famoso è quello della Tecnica del Pomodoro.

tecnica del pomodoro
Ricordo quanto avessi trovato insolito che il mio professore del liceo ci facesse sempre fare una pausa di 5 minuti dopo 45 minuti di lezione, per poi sperimentare quanto in realtà questo stratagemma fosse efficace, visto che dopo quell’arco di tempo i livelli di concentrazione calavano inevitabilmente.

La tecnica del pomodoro si basa proprio su questo sistema alternato di lavoro-pausa.

N.B. nel tempo dedicato al lavoro disattiveremo suoneria e notifiche: su tutti i dispositivi è ormai possibile impostare la suoneria solo per le chiamate (e solo per alcuni contatti), quindi saremo sempre rintracciabili per le vere emergenze.

Ecco qui gli step:

– Fai un elenco scritto delle attività da svolgere durante la giornata
– Scegli un’attività.
– Imposta il pomodoro a 25 minuti. Puoi usare il classico timer da cucina (da qui il nome della tecnica!) oppure trovi anche app per smartphone o online, come il Tomato Timer.
– Lavora consecutivamente e senza distrazioni all’attività scelta per questi 25 minuti. Se subentra il pensiero di qualcosa che devi fare ma che non riguarda l’attività che stai svolgendo, prendine semplicemente nota su un foglio di carta e occupatene in seguito.
– Quando suona il timer, metti una spunta all’attività svolta con successo senza interruzioni.
– Fai una pausa di 5 minuti. Questo è il momento dedicato allo svago: puoi controllare le notifiche sul telefono, anche se sarebbe meglio fare qualcosa di più rigenerante, come prendere un caffè o una boccata d’aria. La mente ringrazierà.
Ogni 4 pomodori, fai un pausa più lunga, di 15 o 20 minuti.

Sarai impressionato dal giovamento che potrai trarre da questa semplice tecnica.

E tu? Conosci o usi altri metodi che vuoi condividere? Scrivili in un commento e parliamone insieme!

Share Button

6 Commenti

  • Francesca
    on 7 marzo 2017 Rispondi

    io passo sempre la prima ora fra facebook e le ultime news, ma confermo che questo mi rende distratta..da domani voglio provare a migliorare la concentrazione iniziando subito a fare le cose più difficili e lasciando al dopo pranzo le timeline dei social :p

    • LilianaAutore
      Liliana
      on 7 marzo 2017 Rispondi

      provare per credere!

  • Edoardo
    on 9 marzo 2017 Rispondi

    Io non riesco a concentrarmi con un cronometro che mi segna il tempo

    • LilianaAutore
      Liliana
      on 10 marzo 2017 Rispondi

      Lo so, all’inizio può mettere un po’ di tensione ma è solo questione di abitudine e se ne traggono ottimi benefici 🙂

  • Baro Piano
    on 9 marzo 2017 Rispondi

    Metodo funzionante al mille per mille.. provato più volte, non ha mai fallito. Difficile inizialmente è stato sostenere l’astinenza da distrazioni e portare a termine gli obiettivi prefissati nel piano di lavoro, ma come per ogni cosa, la pratica rende perfetti no? Grande Liliana.. 😉

    • LilianaAutore
      Liliana
      on 10 marzo 2017 Rispondi

      Hai ragione, come mi ha insegnato anche lo yoga, la pratica porta al miglioramento per quanto difficile ci sembri raggiungere un determinato obiettivo!

Lascia un commento

© 2018 Webly by Liliana Giovenco